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Experten bei der Inventur

Sie sind auf der Suche nach einem kompetenten Dienstleister für Ihre Inventur? In Deutschland enden Geschäftsjahre üblicherweise auf den 31. Dezember. Als Unternehmen, das sich für eine Stichtagsinventur bzw. eine ausgeweitete Stichtagsinventur entschieden oder keine andere Möglichkeit hat, stehen Sie damit alljährlich vor einem großen Problem.

In der Zeit zwischen den Jahren sind die Beschäftigten meist im Urlaub, auch die Führungskräfte feiern die Festtage gerne mit ihren Familien. Wenn Sie Ihre Belegschaft an den Feiertagen gerne entlasten möchten, sollten Sie auf einen externen Dienstleister zurückgreifen. Doch auch weitere Gründe sprechen dafür, eine Inventur in professionelle Hände abzugeben.

Ihre Fragen rund um die Kommissionierung:

• Was ist eine Inventur und wer muss sie durchführen?
  
• Wann muss die Inventur durchgeführt werden?
• Warum sollte ich einen externen Inventur-Profi beauftragen?
  
• Welche Probleme können bei der Inventur entstehen?

Was ist eine Inventur und wer muss sie durchführen?

Alle Kaufleute, das heißt alle Personenhandelsgesellschaften und Kapitalgesellschaften sowie alle Gewerbetreibenden, die Kaufmann im Rechtssinne sind, müssen gemäß § 240 Abs. 2 HGB zum Schluss eines jeden Geschäftsjahres ein Inventar aufstellen.

Das Inventar erfasst alle Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens. Insofern sind das Inventar und die Bilanz eines Unternehmens weitestgehend identisch. Unter dem Begriff Inventur, der im Handelsgesetzbuch keine Erwähnung findet, wird die Erfassung und Zählung des körperlichen Vermögens, insbesondere der Vorräte, verstanden.

Welche Regeln dabei zu beachten sind, ergibt sich nicht unmittelbar aus dem Handelsgesetzbuch, sondern aus anderen Normen, die § 240 HGB auslegen und konkretisieren. Alle Unternehmen, die Ihren Jahresabschluss prüfen lassen müssen oder dies freiwillig tun, sollten sich an den Vorgaben des IDW Prüfungsstandards 301 „Prüfung der Vorratsinventur“ (IDW PS 301) orientieren. Diese Vorgaben sind zwar nur für die Wirtschaftsprüfer verbindlich, eine Missachtung durch das Unternehmen kann aber die Einschränkung des Bestätigungsvermerks nach sich ziehen.

Wann muss die Inventur durchgeführt werden?

Die gesetzlichen Vertreter des Unternehmens sind gemäß § 240 HGB dafür verantwortlich, dass einmal jährlich eine Inventur des Vorratsvermögens stattfindet. Die hierzu eingerichteten Verfahren müssen nach IDW PS 301 den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen. Die Inventur des Vorratsvermögens ist eine der Grundlagen der Aufstellung des Jahresabschlusses. Sie dient in Form der Stichtagsinventur unmittelbar der Aufstellung des Inventars oder in Form der permanenten Inventur der Feststellung der Verlässlichkeit der Lagerbuchführung.

Die körperliche Bestandsaufnahme hat am Bilanzstichtag zu erfolgen. Ist dies aus betrieblichen oder sonstigen Gründen nicht möglich, so ist es nach Auffassung des IDW (Stellungnahme HFA 1/1990, Abschn. C I) zulässig, die Inventur auch wenige Tage vor oder nach dem Inventurstichtag durchzuführen. In diesen Fällen wird von einer ausgeweiteten Stichtagsinventur gesprochen.

Gemäß § 241 Abs. 3 HGB kann die jährliche körperliche Bestandsaufnahme auch innerhalb der letzten drei Monate vor oder der ersten zwei Monate nach dem Abschlussstichtag durchgeführt werden. In diesen Fällen handelt es sich um eine vor- oder nachverlegte Stichtagsinventur. Fallen der Bilanzstichtag und der Tag der Inventuraufnahme auseinander, muss eine Vor- bzw. Rückschreibung der Bestände gewährleistet werden.

Die gewählte Methode muss den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) entsprechen. Kommt die permanente Inventur nach § 241 Abs. 2 HGB zur Anwendung, müssen die Vorräte mindestens einmal im Jahr gezählt und die so festgestellten Istbestände mit den Sollbeständen gemäß Lagerbuchhaltung verglichen werden. Bei der permanenten Inventur kann das Unternehmen den Stichtag also frei wählen. Mindestens einmal im Jahr zu zählen lässt sich für kein Unternehmen mit Vorratsbeständen auf legale Weise vermeiden.

Warum sollte ich einen externen Inventur-Profi beauftragen?

Das Outsourcing der Inventur bringt viele Vorteile mit sich. Externe Dienstleister verfügen über geschultes Personal im Zählen und Schätzen. Das jeweilige Personal ist in der Dokumentation der Ergebnisse speziell geschult und bringt viel Erfahrung mit. Inventurfehler fallen deutlich geringer aus, als wenn die Arbeiten von unerfahrenen und unmotivierten eigenen Mitarbeitern durchgeführt werden.

Darüber hinaus kann eine Auslagerung dieser Tätigkeit auch mit Kostenvorteilen einhergehen. Dies gilt insbesondere dann, wenn die Produktion oder der Warenhandel während der Inventur ruhen muss. Hier sind die Profis unserer Partnerunternehmen schneller als Ihr eigenes Personal und Sie können das Tagesgeschäft schneller wieder aufnehmen.

Welche Probleme können bei der Inventur entstehen?

Externe Dienstleister sind im Interesse ihres Auftraggebers tätig, was von den eigenen Mitarbeitern leider nicht immer angenommen werden kann. Erfahrungen zeigen, dass es keine Seltenheit ist, dass Fehlbestände durch Falschzählungen korrigiert werden. Bei kollusivem Zusammenwirken kann dies auch das Vier-Augen-Prinzip nicht verhindern. Unnatürlicher Schwund kann so über Jahre unentdeckt bleiben.

Unsere Dienstleistungsunternehmen für Ihre Inventur sorgen dafür, dass ein Auseinanderfallen von Soll- und Istbeständen nicht nur bemerkt, sondern auch berichtet wird. Die Geschäftsführung kann so die Ursachen ergründen und Lücken im internen Kontrollsystem zeitnah schließen. Für die Mitglieder des Geschäftsführungsorgans sowie leitende Angestellte ist dies schon aus Selbstschutz von großer Bedeutung. Die Bewahrung des Vermögens des Unternehmens gehört zum Pflichtenkatalog dieser Personen. Kommt es über Jahre hinweg zu Diebstählen oder Unterschlagungen, die früher hätten entdeckt werden können, muss das Management damit rechnen, dass der Staatsanwalt nicht nur gegen die eigentlichen Täter vorgeht. Wegen Untreue oder Unterschlagung durch Unterlassen kann im Zweifelsfall auch gegen die verantwortlichen Führungskräfte ermittelt werden.

Es sprechen viele Gründe dafür, die Inventur auszulagern oder zumindest in regelmäßigen Abständen auf externe Dienstleister zurückzugreifen. Bei der Suche nach den richtigen Experten unterstützt Sie all-packer.de. Wir erbringen selbst keine Inventurdienstleistungen sondern vermitteln Ihnen dank unserer hervorragenden Vernetzung in der Industrie innerhalb kürzester Zeit den richtigen Experten für Ihr Anliegen. Und das nicht nur für Ihre nächste Inventur.

Auch wenn Sie kompetente Unterstützung rund um die Themen „Verpacken“, „Schwertransporte“, „Kommissionieren“ „Bedruckungen“ und vieles mehr suchen, steht Ihnen all-packer.de mit seiner großen Erfahrung und seinem erstklassigen Service gerne zur Verfügung.